Excel Dashboard erstellen: Anleitung in 7 Schritten

Ein Dashboard zeigt die wichtigsten Zahlen deines Unternehmens auf einer Seite: Kennzahlen oben, Diagramme darunter, Filter an der Seite. Statt durch Tabellen zu scrollen, siehst du auf einen Blick, wie es läuft.

Du kannst ein Dashboard in Excel selbst bauen, ohne Programmierung. Du brauchst saubere Daten, Pivot-Tabellen für die Berechnung, Kennzahlen-Kacheln, Diagramme und Datenschnitte für die Filter. Diese Anleitung führt dich in sieben Schritten durch den Aufbau, gibt dir Design-Regeln und erklärt, wie du das Dashboard aktualisierst und teilst. Am Ende erfährst du, wann Excel dafür nicht mehr ideal ist.

Für die unternehmensweite Steuerung der Geschäftsführung mit Plan, Ampel und Monatsprozess lies zusätzlich Excel Management Cockpit .

Die 7 Schritte im Überblick

1. Zweck, Zielgruppe und Kennzahlen festlegen
2. Arbeitsmappe aufbauen: Daten, Berechnungen, Dashboard
3. Pivot-Tabellen als Rechenbasis erstellen
4. Kennzahlen-Kacheln bauen
5. Diagramme einfügen
6. Filter einbauen: Datenschnitt und Zeitachse
7. Layout gestalten und prüfen

Was ist ein Excel-Dashboard?

Ein Dashboard ist eine Übersicht auf einem Blatt, die Kennzahlen, Diagramme und Filter kombiniert. Es unterscheidet sich von einer Auswertung dadurch, dass es nicht eine Frage beantwortet, sondern einen Überblick über mehrere gibt, und dass es laufend benutzt wird.

Wenn du erst mit Auswertungen beginnst, lies vorher unsere Anleitung Excel Auswertungen erstellen . Sie erklärt Pivot-Tabellen und Formeln, auf denen dieses Dashboard aufbaut.

Das Beispiel in dieser Anleitung

Wir bauen ein Auftrags-Dashboard für die Geschäftsführung eines kleinen Unternehmens. Die Datenquelle ist eine Tabelle mit diesen Spalten: Datum, Kunde, Region, Produkt, Betrag netto, Status (offen oder fakturiert). Das Dashboard soll zeigen, wie viel Auftragseingang es gibt, wie er sich entwickelt, welche Kunden vorn liegen und wie viele Aufträge noch nicht fakturiert sind.

Schritt 1: Zweck, Zielgruppe und Kennzahlen festlegen

Bevor du in Excel klickst, beantworte drei Fragen:

• Wer schaut das Dashboard an? (Geschäftsführung, Vertrieb, Team?)
• Welche Entscheidung soll es unterstützen? („Müssen wir im Vertrieb nachsteuern?“)
• Wie oft wird es genutzt? (Täglich, wöchentlich, monatlich?)

Wähle dann höchstens vier bis sechs Kennzahlen. Mehr überfordert. Beispiele:

Schritt 2: Arbeitsmappe aufbauen

Trenne Daten, Berechnung und Anzeige. Lege drei Blätter an:

• Daten: deine Rohdaten als Excel-Tabelle (Strg + T). Neue Zeilen kommen hier hinein.
• Berechnung: die Pivot-Tabellen, aus denen sich das Dashboard speist.
• Dashboard: nur Kennzahlen, Diagramme und Filter, sonst nichts.

So bleibt das Dashboard übersichtlich, und du kannst Daten austauschen, ohne die Anzeige zu verändern. Stelle sicher, dass die Daten sauber sind: eine Zeile pro Datensatz, eindeutige Spaltenköpfe, keine verbundenen Zellen, keine Summenzeilen und Zahlen als echte Zahlen.

Schritt 3: Pivot-Tabellen als Rechenbasis erstellen

Klicke in die Tabelle auf dem Blatt „Daten“ und wähle Einfügen → PivotTable. Lege jede Pivot auf das Blatt „Berechnung“. Du brauchst für unser Beispiel meist diese Pivots:

• Auftragseingang nach Monat: Datum in Zeilen (gruppiert nach Monaten und Jahren), Betrag netto in Werte.
• Umsatz nach Kunde: Kunde in Zeilen, Betrag netto in Werte, absteigend sortiert.
• Offene Aufträge: Status in Zeilen, Anzahl der Aufträge in Werte.

Benenne jede Pivot-Tabelle über die PivotTable-Optionen mit einem sprechenden Namen. Das hilft später bei den Filtern.

Schritt 4: Kennzahlen-Kacheln bauen

Kacheln zeigen eine Zahl groß und klar. So baust du sie auf dem Blatt „Dashboard“:

1. Verbinde eine Zelle mit einer Pivot-Zelle: Tippe = und klicke auf den Wert in der Pivot. Excel erzeugt die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN, die auch dann den richtigen Wert findet, wenn sich die Pivot verändert.
2. Formatiere die Zelle groß (zum Beispiel 28 Punkt) und mit Tausendertrennzeichen und Euro-Symbol.
3. Setze darüber eine kleine Beschriftung („Auftragseingang September“).
4. Füge die Veränderung zum Vormonat hinzu, zum Beispiel mit =B3/B2-1 als Prozent.
5. Verwende die bedingte Formatierung (Start → Bedingte Formatierung), um Rückgänge rot und Zuwächse grün oder blau zu markieren. Nutze neben der Farbe auch Pfeile, damit Menschen mit Farbschwäche es erkennen.

Eine gute Kachel besteht aus Titel, Zahl und Vergleich.

Schritt 5: Diagramme einfügen

Klicke in eine Pivot-Tabelle und wähle PivotTable-Analyse → PivotChart. Ein PivotChart folgt den Filtern der Pivot, das macht das Dashboard interaktiv. Schneide das Diagramm aus und füge es auf dem Dashboard-Blatt ein. So wählst du den Typ:

Regeln für gute Diagramme

• Jedes Diagramm bekommt eine Überschrift mit Aussage („Auftragseingang steigt seit Juli“).
• Entferne Gitternetz, Legende und Achsen, wenn sie nichts beitragen.
• Nutze zwei bis drei Farben, nicht zehn.
• Beginne Balken bei null.

Schritt 6: Filter einbauen mit Datenschnitt und Zeitachse

Interaktivität macht aus einer Grafikseite ein Dashboard.

• Datenschnitt: Klicke in eine Pivot und wähle PivotTable-Analyse → Datenschnitt einfügen. Wähle zum Beispiel „Region“ und „Status“. Es entstehen klickbare Schaltflächen.
• Zeitachse: Für Datumsfelder gibt es die Zeitachse, mit der du Zeiträume per Schieberegler wählst.
• Mit allen Pivots verbinden: Rechtsklick auf den Datenschnitt → „Berichtsverbindungen“ (je nach Version leicht anders benannt) und alle Pivots ankreuzen. Erst dann filtert ein Klick das gesamte Dashboard.

Setze die Datenschnitte an einen festen Platz, zum Beispiel links oder oben.

Schritt 7: Layout gestalten und prüfen

Design-Regeln

• Wichtigstes zuerst: Kennzahlen oben, Details unten.
• Raster nutzen: Richte Elemente an gleichen Abständen und Kanten aus.
• Weniger ist mehr: Lieber vier starke Elemente als zwölf schwache.
• Gitternetzlinien ausblenden: Ansicht → Gitternetzlinien abwählen.
• Einheitliche Farben: Eine Hauptfarbe und eine Warnfarbe reichen.
• Lesbare Schrift: Titel größer, Beschriftungen nicht kleiner als 10 Punkt.
• Weißraum lassen: Elemente brauchen Platz.
• Beschriftung mit Stand: Zeige das Datum der letzten Aktualisierung.

Schutz: Sperre das Dashboard-Blatt über Überprüfen → Blatt schützen, damit niemand aus Versehen Diagramme verschiebt. Lass die Datenschnitte dabei bedienbar.

Prüfen: Vergleiche die Kennzahlen mit den Rohdaten, teste alle Filter und öffne das Dashboard testweise auf einem anderen Rechner und Bildschirm.

Wie aktualisierst du ein Excel-Dashboard?

Ein Dashboard ist nur nützlich, wenn die Zahlen stimmen. Das geht so:

1. Füge neue Daten in die Tabelle auf dem Blatt „Daten“ ein. Weil sie als Tabelle formatiert ist, wächst sie mit.
2. Klicke auf Daten → Alle aktualisieren. Die Pivots und PivotCharts lesen die neuen Daten ein.
3. Optional: Stelle in den PivotTable-Optionen ein, dass beim Öffnen der Datei aktualisiert wird.
4. Wenn die Daten aus mehreren Dateien oder Systemen kommen, hilft Power Query beim Einlesen und Bereinigen.

Die Aktualisierung bleibt dabei ein Handgriff, den jemand regelmäßig tun muss. Wie du das automatisierst, steht im Überblick Excel Auswertungen automatisieren .

Wie teilst du ein Excel-Dashboard?

Die sieben Wege im Detail — Freigabelink, Teams, Einbettung, Power BI und mehr — stehen in Excel Dashboard veröffentlichen .

Teste vor dem Verteilen, ob Datenschnitte und Zeitachsen bei Empfängern so funktionieren wie bei dir, vor allem im Browser und auf dem Handy.

Die häufigsten Fehler beim Dashboard-Bau

• Zu viel auf einmal. Zehn Diagramme sind kein Überblick. Beschränke dich auf das, was die Entscheidung stützt.
• Rechnen auf dem Dashboard-Blatt. Das macht es unübersichtlich und fehleranfällig. Rechne auf dem Blatt „Berechnung“.
• Datenschnitte nicht verbunden. Ein Klick filtert dann nur ein Diagramm.
• Pivot nicht aktualisiert. Das Dashboard zeigt alte Zahlen und niemand merkt es.
• Keine Prüfung der Summen. Stimmt die Gesamtsumme nicht, stimmt nichts.
• Datei mit sensiblen Daten verschickt. Das Blatt „Daten“ liegt in derselben Datei und ist mit verschickt.
• Dashboard ohne Nutzer. Frag nach dem Bau die Zielgruppe, ob sie damit etwas anfangen kann.

Vorlage oder selbst bauen?

Vorlagen sparen Zeit beim Layout und zeigen gute Beispiele. Sie passen aber selten zu deinen Daten, und du musst Spalten, Pivots und Formeln anpassen. Eine Vorlage lohnt sich, wenn deine Datenstruktur einfach ist. Baue selbst, wenn du bestimmte Kennzahlen brauchst oder deine Daten eine eigene Struktur haben. Mit dem Aufbau aus dieser Anleitung ist das in ein bis zwei Stunden machbar.

Wann Excel für Dashboards nicht mehr reicht

Excel ist ein gutes Werkzeug für das erste Dashboard. Schwierig wird es, wenn:

• die Aktualisierung jedes Mal von Hand läuft,
• mehrere Personen mit Kopien arbeiten,
• das Dashboard viele Quellen mischt und die Datei langsam wird,
• Empfänger nur lesen sollen und keine Datei brauchen,
• nur eine Person weiß, wie es aufgebaut ist.

Dann kommen andere Wege infrage. Microsoft Power BI ist leistungsfähig, braucht aber Einarbeitung. Dashboards auf Basis deiner Excel-Datei nehmen dir den Bau ab. Bei squelio verbindest du deine Excel-Datei oder SharePoint, fragst die KI zum Beispiel „Welche Kunden liegen über dem Vormonat?“ und bekommst Kennzahlen, Diagramme und Tabellen auf einem Dashboard. Andere öffnen es über eine Einladung, ohne dass du Dateien verschickst. Die KI liest deine Zahlen nur, deine Excel wird nicht überschrieben.

• Aktualisieren: Bei SharePoint liest das Dashboard die verknüpfte Datei. Bei Upload ersetzt du die Quelle, wenn sich die Zahlen geändert haben — danach zeigt der Bericht die aktuellen Daten.

Wie das mit KI funktioniert und worauf du achten solltest, erklärt der Artikel Excel Auswertungen mit KI .

Checkliste für dein Dashboard

• Ist klar, für wen es ist und welche Entscheidung es unterstützt?
• Sind es höchstens sechs Kennzahlen?
• Liegen Daten, Berechnung und Anzeige auf getrennten Blättern?
• Sind alle Datenschnitte mit allen Pivots verbunden?
• Hat jedes Diagramm eine Aussage als Überschrift?
• Stimmt die Gesamtsumme mit den Rohdaten überein?
• Steht der Stand der Daten auf dem Dashboard?
• Ist das Dashboard-Blatt geschützt?
• Wurde die Datei auf sensible Daten geprüft, bevor sie geteilt wird?

Häufige Fragen

Fazit

Ein Excel-Dashboard zu erstellen ist machbar, wenn du sauber trennst: Daten, Berechnung, Anzeige. Beschränke dich auf wenige Kennzahlen, verbinde Filter mit allen Pivots und prüfe die Summen. Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Bau: Aktualisieren und Teilen. Wenn dich das jeden Monat Zeit kostet, lohnt sich der Blick auf Automatisierung oder ein Dashboard-Werkzeug.