Excel Auswertungen erstellen: Anleitung in 6 Schritten

Du hast eine Tabelle mit Aufträgen, Umsätzen oder Bestellungen und willst wissen: Wie entwickeln sich die Zahlen? Wer bringt das meiste? Wo läuft etwas schief? Dafür brauchst du keine Spezialsoftware. Mit Excel kannst du Auswertungen in sechs Schritten selbst erstellen: Frage klären, Daten vorbereiten, Pivot-Tabelle bauen, Kennzahlen berechnen, Diagramm erstellen und den Bericht aufbereiten.

Diese Anleitung führt dich durch alle sechs Schritte mit einem durchgehenden Beispiel, zeigt die häufigsten Fehler und verrät, wann sich ein anderer Weg lohnt.

Die 6 Schritte im Überblick

1. Frage klären: Was willst du wissen und für wen?
2. Daten vorbereiten: Saubere Tabelle als Grundlage.
3. Pivot-Tabelle bauen: Zahlen nach Kunde, Monat oder Produkt zusammenfassen.
4. Kennzahlen berechnen: Mit Formeln wie SUMMEWENNS und ZÄHLENWENN.
5. Diagramm erstellen: Das passende Diagramm zur Frage wählen.
6. Bericht aufbauen: Ergebnisse lesbar anordnen und weitergeben.

Das Beispiel in dieser Anleitung

Wir arbeiten mit einer Auftragsliste. Jede Zeile ist ein Auftrag mit diesen Spalten:

Die Beispielfragen lauten: Wie hoch ist der Auftragseingang pro Monat? Welche Kunden liegen vorn? Wie viele Aufträge sind noch nicht fakturiert?

Schritt 1: Die Frage klären

Eine gute Auswertung beantwortet eine konkrete Frage. Schreibe sie auf, bevor du etwas anklickst:

• Was willst du wissen? („Auftragseingang pro Monat“)
• Für wen? (Geschäftsführung braucht wenige Kennzahlen, der Vertrieb die Details.)
• Wie oft? (Einmalig oder jeden Monat?)

Die letzte Frage entscheidet später, ob sich ein Weg mit Automatisierung lohnt (mehr dazu am Ende).

Schritt 2: Daten vorbereiten

Die meisten Probleme bei Auswertungen entstehen in der Tabelle, nicht in der Auswertung. Prüfe vorher:

• Eine Zeile pro Datensatz, eine Spalte pro Eigenschaft.
• Eine Kopfzeile mit eindeutigen Namen, keine leeren Spaltenköpfe.
• Keine verbundenen Zellen und keine Leerzeilen mitten in den Daten.
• Keine Summenzeilen innerhalb der Tabelle, sonst werden Werte doppelt gezählt.
• Zahlen sind echte Zahlen. Steht ein Betrag linksbündig oder mit Hochkomma, ist er Text und wird nicht mitgerechnet.
• Einheitliche Datumsformate.

Danach als Tabelle formatieren: Klicke in die Daten und drücke Strg + T. Excel macht daraus eine Tabelle, die automatisch wächst, wenn du Zeilen anfügst. Alles, was du darauf aufbaust, wird dadurch robuster.

Schritt 3: Pivot-Tabelle bauen

Die Pivot-Tabelle (in deutscher Excel-Version „PivotTable“) ist das wichtigste Werkzeug für Auswertungen. Sie fasst Zahlen zusammen, ohne dass du Formeln schreibst.

So geht's

1. Klicke in deine Tabelle.
2. Wähle Einfügen → PivotTable → Aus Tabelle/Bereich.
3. Lege sie in ein neues Arbeitsblatt, damit deine Ausgangsdaten unverändert bleiben.
4. Ziehe „Kunde“ in Zeilen und „Betrag netto“ in Werte. Du siehst sofort den Umsatz pro Kunde.
5. Ziehe „Datum“ in Spalten und gruppiere es: Rechtsklick auf ein Datum → Gruppieren → Monate und Jahre.
6. Ziehe „Status“ in Filter, um nur fakturierte oder offene Aufträge zu zeigen.

Drei Funktionen, die Auswertungen besser machen

• Werte anzeigen als: Rechtsklick auf einen Wert → „Werte anzeigen als“ → Differenz oder prozentuale Differenz zum Vormonat (Basisfeld Monat, Basiselement „vorheriges“). So siehst du die Entwicklung ohne Formel.
• Datenschnitt: Unter „PivotTable-Analyse“ fügst du klickbare Filter ein, zum Beispiel für die Region.
• Sortieren: Sortiere nach Betrag absteigend, um ein Ranking zu bekommen.

Die Bezeichnungen der Menüs können je nach Excel-Version leicht abweichen.

Wichtig: Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht von selbst. Nach Änderungen an den Daten klickst du mit der rechten Maustaste auf die Pivot und wählst „Aktualisieren“. In den PivotTable-Optionen kannst du einstellen, dass sie beim Öffnen der Datei aktualisiert wird.

Schritt 4: Kennzahlen mit Formeln berechnen

Manche Fragen löst du besser mit Formeln, zum Beispiel für eine feste Kennzahlen-Übersicht oben im Bericht. Das sind die wichtigsten Funktionen (in deutschem Excel mit Semikolon als Trennzeichen):

Vormonatsvergleich als Formel: Steht der Umsatz des Septembers in B3 und der des Augusts in B2, dann berechnet =B3/B2-1 die Veränderung. Formatiere die Zelle als Prozent.

Mit Tabellennamen wie tblAuftraege[Betrag netto] bleiben Formeln lesbar und wachsen mit der Tabelle mit.

Schritt 5: Das passende Diagramm wählen

Ein Diagramm soll die Antwort auf deine Frage zeigen, nicht schön aussehen. So wählst du:

So geht's: Klicke in die Pivot-Tabelle und wähle Einfügen → Empfohlene Diagramme oder wähle den Diagrammtyp selbst. Ein Diagramm aus einer Pivot-Tabelle ändert sich mit ihr.

Tipps für gute Diagramme

• Gib dem Diagramm eine Überschrift, die die Aussage nennt („Auftragseingang steigt seit Juli“).
• Lass die Achse bei Balken bei null beginnen.
• Verzichte auf 3D-Effekte und zu viele Farben.
• Sortiere Balken nach Größe.

Abkürzung: Markiere deine Daten und drücke Strg + Q. Die Schnellanalyse schlägt Formatierungen, Diagramme, Summen und Pivot-Tabellen vor.

Schritt 6: Den Bericht aufbauen und weitergeben

Zahlen allein sind kein Bericht. Lege ein eigenes Blatt „Bericht“ an und baue es so auf:

• Überschrift mit Zeitraum („Auftragseingang September 2026“).
• Zwei bis vier Kennzahlen oben, zum Beispiel Auftragseingang, Veränderung zum Vormonat, offene Aufträge.
• Ein bis zwei Diagramme darunter.
• Eine Tabelle mit Details, etwa die Top-5-Kunden.
• Ein kurzer Kommentar („Der Anstieg kommt vor allem aus der Region Süd“).

Zum Weitergeben speicherst du den Bericht als PDF (Datei → Exportieren) oder gibst die Datei frei. Beides hat einen Haken: Das PDF ist sofort veraltet, und die Datei gibt es schnell in mehreren Versionen.

Die häufigsten Fehler beim Erstellen von Auswertungen

• Excel zählt statt zu summieren. Enthält die Wertspalte Text oder Leerzellen, schlägt die Pivot „Anzahl“ vor. Prüfe in den Wertfeldeinstellungen, ob „Summe“ gewählt ist.
• Zahlen als Text. Linksbündige Beträge oder Hochkommas sind ein Warnzeichen.
• Die Pivot ist nicht aktualisiert. Neue Zeilen erscheinen erst nach „Aktualisieren“.
• Verbundene Zellen und Leerzeilen verwirren die Pivot.
• Summenzeilen in den Daten. Die Pivot rechnet sie noch einmal mit.
• Feste Werte in Formeln. Wer „Sep“ oder „10000“ in die Formel schreibt, muss sie jeden Monat anpassen. Besser sind Verweise auf Zellen.
• Zu viele Kennzahlen. Wer zehn Zahlen zeigt, zeigt keine.

Checkliste vor dem Versand

• Stimmt die Gesamtsumme mit der Summe der Ausgangsdaten überein?
• Ist die Pivot-Tabelle aktualisiert?
• Hat jedes Diagramm eine aussagekräftige Überschrift?
• Steht der Zeitraum im Bericht?
• Hast du eine Zahl stichprobenartig nachgerechnet?
• Ist die Datei frei von Daten, die der Empfänger nicht sehen soll?

Wann Excel an Grenzen kommt

Excel eignet sich sehr gut für einmalige Auswertungen und für Fragen, die du allein beantwortest. Schwieriger wird es, wenn:

• du jeden Monat dieselbe Auswertung neu aktualisierst,
• mehrere Personen die Zahlen brauchen und du Dateien verschickst,
• die Datei langsam oder unübersichtlich wird,
• nur eine Person weiß, wie der Bericht gebaut ist.

Dann lohnt sich ein zweiter Blick auf andere Wege. Wie du wiederkehrende Auswertungen mit Power Query, Makros oder Dashboards in den Griff bekommst, steht im Überblick Excel Auswertungen automatisieren . Und wenn du Auswertungen lieber per Frage in normaler Sprache erstellen willst, hilft dir der Vergleich in Excel Auswertungen mit KI .

Mit squelio kannst du außerdem aus deiner Excel-Datei ein Dashboard bauen lassen, das andere öffnen, ohne dass du Dateien verschickst. Die KI liest deine Zahlen nur, die Datei wird nicht überschrieben.

Häufige Fragen

Fazit

Excel Auswertungen erstellen ist kein Hexenwerk, wenn du in der richtigen Reihenfolge vorgehst: erst die Frage, dann saubere Daten, dann Pivot, Kennzahlen und Diagramm, am Ende ein Bericht mit Kommentar. Die meisten Fehler passieren in der Tabelle, nicht in der Auswertung. Sobald du dieselbe Auswertung jeden Monat brauchst oder mehrere Personen sie sehen sollen, lohnt es sich, den Ablauf zu automatisieren oder in ein Dashboard zu verlagern.