Power BI Alternative für Excel-Daten: 5 Optionen für KMU im Vergleich

Transparenzhinweis: squelio ist unser eigenes Produkt und steht deshalb in diesem Vergleich. Wir sagen dir auch, wann eine andere Option besser passt.

Du arbeitest mit Excel und brauchst Dashboards, die andere öffnen können. Power BI ist der naheliegende Name, aber es passt nicht für jedes Unternehmen. Die Einarbeitung ist aufwendig, für das Teilen brauchst du Lizenzen, und der Desktop-Client läuft nur unter Windows. Wenn du eine Excel Power BI Alternative suchst, hast du mehrere Wege.

Dieser Artikel stellt fünf Optionen vor, rechnet ein Kostenbeispiel durch und hilft dir, anhand deiner Situation zu entscheiden.

Das Wichtigste in Kürze

• Excel selbst reicht, wenn nur wenige Personen die Zahlen brauchen und du sie ohnehin pflegst.
• Power BI lohnt sich bei vielen Datenquellen, großen Datenmengen und Microsoft-Umgebung.
• Looker Studio passt, wenn deine Daten schon im Google-Umfeld liegen.
• Tableau (und Qlik) sind mächtig, aber für kleine Teams oft zu groß.
• Metabase ist eine offene Lösung für Teams mit Datenbank und technischem Know-how.
• Ein KI-Dashboard wie squelio passt, wenn deine Datenquelle Excel ist und andere nur lesen sollen.

Warum suchen Unternehmen eine Power BI Alternative?

Die typischen Gründe sind diese:

• Einarbeitung: Datenmodell, Beziehungen und Berechnungen in DAX sind für Excel-Nutzer eine neue Welt.
• Lizenzen: Zum Teilen brauchst du in der Regel bezahlte Lizenzen, und häufig auch für die Betrachter.
• Plattform: Power BI Desktop läuft nur unter Windows, was bei Mac-Nutzern im Team stört.
• Aufwand für kleine Aufgaben: Für ein einzelnes Dashboard aus einer Excel-Datei ist die Einrichtung oft überdimensioniert.
• Unsicherheit: Microsoft verändert Pakete und Preise, und Zusatzfunktionen wie Copilot hängen an größeren Kapazitäten.

Das heißt nicht, dass Power BI schlecht ist. Es ist ein starkes Werkzeug, aber eines für andere Voraussetzungen als „ein paar Excel-Dateien und ein Team, das Zahlen lesen will“.

Der Referenzpunkt: Was kann Power BI?

Stärken

• Verbindet sich mit sehr vielen Datenquellen, darunter Excel, Datenbanken und SharePoint.
• Leistungsfähiges Datenmodell, auch für große Datenmengen.
• Tiefe Integration in Microsoft 365, Teams und Excel.
• Power BI Desktop ist kostenlos.

Grenzen

• Teilen kostet: Zum Veröffentlichen und Teilen braucht es Lizenzen (Power BI Pro oder höher). Mehrere Quellen für 2026 nennen für Pro etwa 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Andere Quellen nennen ältere Preise. Prüfe den aktuellen Preis bei Microsoft. Auch Betrachter brauchen meist eine Lizenz, außer bei großen Kapazitäten.
• Einarbeitung: Wer bisher nur Excel kennt, braucht Zeit für Datenmodell und DAX.
• Windows: Der Desktop-Client läuft nicht auf dem Mac.
• Copilot: Die KI-Funktionen setzen laut mehreren Quellen größere Kapazitäten voraus, die für kleine Unternehmen oft unverhältnismäßig sind.

Option 1: Excel selbst

Wofür gut: Du baust Auswertungen und Dashboards in Excel, mit Pivot-Tabellen, PivotCharts, Datenschnitten und Power Query. Eine Anleitung dazu findest du in Excel Dashboard erstellen .

Stärken: keine neue Software, keine zusätzlichen Kosten, volle Kontrolle. Grenzen: Aktualisierung und Teilen laufen über die Datei. Mit mehreren Lesern und mehreren Versionen wird das mühsam.

Passt zu dir, wenn ein oder wenige Personen die Zahlen pflegen und anschauen.

Option 2: Looker Studio

Wofür gut: Ein kostenloses Berichtswerkzeug von Google für Dashboards im Browser. Es arbeitet am besten mit Quellen aus dem Google-Umfeld wie Google Sheets oder BigQuery.

Stärken: Einstieg ohne Kosten, einfaches Teilen per Link. Grenzen: Excel-Dateien lassen sich nicht direkt wie in Excel nutzen, du brauchst meist einen Umweg über Google Sheets oder eine andere Quelle. Der Funktionsumfang für Datenmodellierung ist begrenzt.

Passt zu dir, wenn deine Daten ohnehin in Google Sheets liegen oder du mit Google-Werbedaten arbeitest.

Option 3: Tableau und Qlik Sense

Wofür gut: Etablierte BI-Plattformen mit tiefer Analyse und anspruchsvollen Visualisierungen, oft in größeren Unternehmen.

Stärken: sehr mächtig, flexible Visualisierung, viele Anbindungen. Grenzen: Einarbeitung und Kosten liegen eher über dem, was ein kleines Team braucht. Meist gibt es einen Verantwortlichen, der die Plattform betreut.

Passt zu dir, wenn du ein eigenes BI-Team hast oder aufbauen willst und komplexe Analysen brauchst.

Option 4: Metabase

Wofür gut: Ein Open-Source-Werkzeug für Dashboards und Fragen an Datenbanken. Du kannst es selbst betreiben, es gibt auch gehostete Varianten.

Stärken: offen, ohne Lizenzkosten in der selbst gehosteten Variante, gut für Teams mit Datenbank. Grenzen: Es setzt eine Datenbank und technisches Know-how für Betrieb und Pflege voraus. Für reine Excel-Dateien ist es kein natürlicher Einstieg.

Passt zu dir, wenn deine Daten in MySQL oder Postgres liegen und jemand im Team den Betrieb übernimmt.

Option 5: KI-Dashboard auf Excel-Basis (squelio)

Wofür gut: Du verbindest Excel-Dateien (oder SharePoint, MySQL, Postgres), fragst die KI zum Beispiel „Welche Kunden liegen über dem Vormonat?“ und bekommst Kennzahlen, Diagramme und Tabellen auf einem Dashboard. Andere Personen öffnen es per Einladung, ohne dass du Dateien verschickst.

Stärken

• Der Einstieg ist einfach: Datei hochladen und mit der KI Berichte bauen, ohne Datenmodell und ohne DAX.
• Die KI liest nur, deine Excel wird nicht überschrieben.
• Daten sind pro Unternehmen getrennt, der Betrieb läuft in einer europäischen Cloud-Region.
• Eigene Kommentare stehen neben den Zahlen und bleiben auf dem Dashboard.
• Es gibt einen kostenlosen Tarif zum Ausprobieren.

Grenzen

• Es ist ein jüngeres, fokussiertes Werkzeug und keine große BI-Plattform für Konzernszenarien. Komplexe Datenmodelle über viele Systeme und Enterprise-Governance sind nicht das Ziel.
• Wer sehr spezielle Excel-Logik mit Makros braucht, bleibt dafür in Excel.

Passt zu dir, wenn deine Datenquelle Excel ist, du keine BI-Abteilung hast und mehrere Personen regelmäßig dieselben Zahlen sehen sollen. Mehr zum Thema KI findest du in Excel Auswertungen mit KI .

Die Optionen im Vergleich

Hinweis: Die Zellen sind Einordnungen, keine Garantien. Prüfe Angaben vor einer Entscheidung gegen aktuelle Herstellerinfos.

Welche Alternative passt zu dir?

Kostenbeispiel: 10 Personen sollen ein Dashboard sehen

Das ist eine Beispielrechnung. Preise können sich ändern, prüfe sie vor einer Entscheidung.

• Power BI: Wenn alle zehn Personen eine Pro-Lizenz brauchen, sind das bei etwa 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat rund 140 US-Dollar im Monat bei jährlicher Abrechnung. Dazu kommen Einarbeitung und Pflege.
• squelio: Pro kostet 29 € pro Monat für bis zu 5 Nutzer, Business 79 € pro Monat mit unbegrenzten Nutzern, jeweils zzgl. MwSt.
• Excel: Keine zusätzlichen Lizenzkosten, aber der Aufwand für Aktualisierung und Verteilung bleibt bei dir.

Die Kosten sind nur ein Teil der Rechnung. Rechne auch die Zeit für Einarbeitung und das monatliche Aktualisieren mit.

Sechs Fragen vor der Entscheidung

1. Wer baut die Dashboards, und wie viel Zeit hat diese Person für Einarbeitung?
2. Wer liest sie, und wie viele Personen sind das?
3. Woher kommen die Daten? Nur Excel oder auch Datenbanken und Systeme?
4. Wie oft ändern sich die Daten?
5. Wie viel Budget gibt es, inklusive Lizenzen für Betrachter?
6. Wo dürfen die Daten liegen? Gibt es Vorgaben zu Cloud und Region?

Datenschutz bei der Werkzeugwahl

Bei jedem Cloud-Werkzeug gelten dieselben Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet? Wer hat Zugriff? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Schreibt der Anbieter Daten in deine Quelle zurück, oder liest er nur? Bei squelio läuft der Betrieb in einer europäischen Cloud-Region, die Daten jedes Unternehmens sind getrennt, und die KI liest nur. Bei personenbezogenen Daten sprich im Zweifel mit eurer Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Von Power BI wechseln: Das nimmst du mit

Wenn du bereits Power BI nutzt, ist der Wechsel weniger dramatisch, als er klingt:

• Deine Daten bleiben. Excel-Dateien und Datenbanken sind die Quelle, nicht Power BI.
• Kennzahlen musst du neu definieren. DAX-Berechnungen lassen sich nicht übernehmen. Schreibe dir vorher auf, welche Kennzahlen du brauchst.
• Berichte baust du neu. Starte mit den zwei oder drei wichtigsten.
• Parallel betreiben. Lass Power BI laufen, bis du dem neuen Werkzeug traust.
• Leser informieren. Gib ihnen den neuen Link und eine kurze Einführung.

Typische Fehler bei der Werkzeugwahl

• Das größte Werkzeug nehmen. Ein Tool, das niemand bedient, bringt nichts.
• Nur auf den Lizenzpreis schauen. Einarbeitung und Pflege kosten oft mehr.
• Betrachter vergessen. Wer Zahlen lesen soll, braucht Zugang, und das kann Geld kosten.
• Ohne Test entscheiden. Probiere mit einer echten Datei und einem echten Bericht.

Datenqualität ignorieren. Kein Werkzeug rettet unsaubere Tabellen. Eine Anleitung dazu steht in Excel Auswertungen erstellen .

Fazit

Die beste Excel Power BI Alternative gibt es nicht. Sie hängt davon ab, wer baut, wer liest und woher die Daten kommen. Für wenige Leser reicht Excel, für Microsoft-Umgebungen mit vielen Quellen ist Power BI stark, für Google-Daten Looker Studio, für Datenbank-Teams Metabase. Wenn deine Zahlen in Excel liegen und mehrere Personen sie ohne Dateiversand sehen sollen, ist ein KI-Dashboard der kürzeste Weg. Probiere es mit einer echten Datei aus, bevor du dich festlegst.

Häufige Fragen