KI für Excel: 8 Aufgaben, Tools und Prompts im Überblick

Transparenzhinweis: squelio ist unser eigenes Produkt und wird in diesem Überblick als eine von mehreren Möglichkeiten genannt.

Früher brauchte man für eine verschachtelte Formel eine Suche im Forum. Heute beschreibst du, was du willst, und eine KI liefert die Formel, bereinigt deine Daten oder baut die Auswertung. KI für Excel gibt es in vier Formen: als Assistent in Excel selbst, als Chat-KI, der du die Datei gibst, als Add-in mit Formelhilfe und als Dashboard-Werkzeug, das aus deiner Excel Berichte baut.

Dieser Artikel zeigt acht Aufgaben, bei denen KI in Excel wirklich hilft, mit Beispiel-Prompts, ordnet die Werkzeuge ein und erklärt, worauf du bei Genauigkeit und Datenschutz achten musst.

Das Wichtigste in Kürze

• KI ist stark bei Formeln, Bereinigung, Texten und ersten Auswertungen.
• Sie ist schwächer bei exakten Berechnungen und fachlicher Einordnung. Lass sie dafür Formeln schreiben, statt Zahlen zu rechnen.
• Es gibt vier Werkzeugtypen: Copilot in Excel, Chat-KI, Add-ins und KI-Dashboards.
• Prüfe jedes Ergebnis mit einer Stichprobe, bevor du es weitergibst.
• Kläre vor dem Upload, wohin deine Daten gehen.

Was kann KI in Excel, und was nicht?

Gut

• Aufgaben in Sprache beschreiben, statt Menüs und Formeln zu kennen.
• Wiederkehrende, mühsame Schritte beschleunigen (Bereinigen, Umformen, Kategorisieren).
• Erklären, was eine Formel tut.
• Erste Muster und Auffälligkeiten finden.

Schwach

• Fachliche Begriffe erraten. Was bei euch „Umsatz" oder „Auftrag" bedeutet, weiß die KI nur, wenn du es sagst.
• Exakt rechnen. Sprachmodelle können sich bei Zahlen irren.
• Unsaubere Daten retten. Schlechte Tabellen liefern schlechte Ergebnisse.

Die 8 wichtigsten Aufgaben

Alle Prompts zum Kopieren findest du in der Sammlung Excel ChatGPT Prompts: 35 Vorlagen .

1. Formeln schreiben lassen

• Was: Du beschreibst die Berechnung, die KI liefert die Formel.
• Prompt: „Schreibe eine Excel-Formel, die in Spalte E die Summe aller Beträge aus Spalte D zeigt, bei denen Spalte B ‚Süd‘ ist und das Datum in Spalte A im September 2026 liegt. Deutsche Funktionsnamen, Semikolon als Trennzeichen.“
• Hinweis: Gib die Excel-Sprache an (deutsch oder englisch). Teste die Formel an zwei Zeilen von Hand.

2. Formeln erklären und Fehler finden

• Was: Du fügst eine fremde oder kaputte Formel ein und bittest um Erklärung oder Fehlersuche.
• Prompt: „Erkläre mir diese Formel in einfachen Worten, Schritt für Schritt: [Formel]. Warum liefert sie #BEZUG?"
• Hinweis: Besonders hilfreich bei geerbten Arbeitsmappen.

3. Daten bereinigen

• Was: Namen vereinheitlichen, Dubletten finden, Datumsformate korrigieren, Spalten trennen.
• Prompt: „In Spalte B stehen Firmennamen in verschiedenen Schreibweisen (‚Müller GmbH‘, ‚Mueller GmbH‘, ‚müller gmbh‘). Schlage eine einheitliche Schreibweise vor und gib mir eine Zuordnungstabelle.“
• Hinweis: Lass dir immer eine Zuordnungstabelle geben und prüfe sie, bevor du ersetzt. Arbeite an einer Kopie.

4. Texte kategorisieren und Informationen herausziehen

• Was: Freitext wird sortiert, etwa Kundenfeedback, Beschwerdegründe oder Produktbeschreibungen. Die KI kann auch Daten wie Postleitzahlen oder Modellnummern aus Text lösen.
• Prompt: „Ordne jede Zeile in Spalte C einer der Kategorien ‚Lieferung‘, ‚Qualität‘, ‚Preis‘, ‚Sonstiges‘ zu.“
• Hinweis: Das ist eine der stärksten Anwendungen. Prüfe eine Stichprobe von 20 Zeilen. Die Ergebnisse können bei wiederholter Ausführung leicht abweichen.

5. Auswerten und zusammenfassen

• Was: Kennzahlen, Vergleiche, Ranglisten und ein Kurzfazit.
• Prompt: „Welche fünf Kunden haben im September am meisten bestellt? Tabelle mit Kunde, Betrag und Veränderung zum August. Danach ein Fazit in drei Sätzen."

Hinweis: Lass dir die Berechnungsweise nennen und prüfe die Gesamtsumme. Die ausführliche Anleitung steht in Excel Auswertungen mit KI .

6. Diagramme und Dashboards bauen

• Was: Aus einer Frage entstehen Diagramme, Pivot-Tabellen oder ein ganzes Dashboard.
• Prompt: „Zeige den Umsatz pro Monat als Liniendiagramm und markiere den stärksten Monat."

Hinweis: Chat-KI und Copilot liefern Diagramme im Gespräch oder in der Datei. Wenn andere Personen es sehen sollen, braucht es ein Dashboard-Werkzeug. Wie du das von Hand baust, zeigt Excel Dashboard erstellen .

7. Makros und Skripte schreiben lassen

• Was: Die KI schreibt VBA-Code oder Office Scripts für wiederkehrende Abläufe.
• Prompt: „Schreibe ein VBA-Makro, das auf Blatt ‚Daten‘ alle Zeilen mit Status ‚erledigt‘ grau einfärbt. Erkläre, wie ich es einfüge.“
• Hinweis: Führe fremden Code nie ungeprüft in einer Arbeitsdatei aus. Teste in einer Kopie und lass dir jeden Schritt erklären. Viele Firmen schränken Makros aus Sicherheitsgründen ein.

8. Excel lernen

• Was: Die KI erklärt Funktionen, Pivot-Tabellen oder Power Query Schritt für Schritt, mit deinen Daten als Beispiel.
• Prompt: „Erkläre mir als Einsteiger, wie ich in Excel eine Pivot-Tabelle erstelle. Nutze mein Beispiel: Spalten Datum, Kunde, Betrag."
• Hinweis: Gerade für Einsteiger ist das oft der beste Startpunkt.

Die vier Werkzeugtypen

Welche KI für welche Aufgabe?

Praxis-Tipp: Formel statt Zahl

Der wichtigste Satz für verlässliche Ergebnisse: Lass die KI eine Formel schreiben, statt eine Zahl zu berechnen. Sprachmodelle können sich bei Zahlen verrechnen. Eine Formel dagegen rechnet Excel selbst, jedes Mal gleich, und aktualisiert sich bei neuen Daten. Das gilt besonders für Summen, Durchschnitte und Anteile. Bei Texten dagegen (Kategorisieren, Zusammenfassen) ist die KI genau in ihrem Element.

So fragst du richtig

Eine gute Anfrage enthält vier Dinge: Ziel, Kontext, Datenbereich und gewünschtes Ergebnis.

Ziel: [was du wissen oder tun willst]. Kontext: [wofür]. Daten: [Blatt, Spalten]. Ergebnis: [Formel, Tabelle, Diagramm oder Kurzfazit].

Gib außerdem die Excel-Sprache an, nenne Besonderheiten („Beträge sind netto, Stornierungen stehen mit Minuszeichen“) und bitte um die Berechnungsweise, damit du sie prüfen kannst.

Risiken und wie du sie begrenzt

• Falsche Ergebnisse: Rechne eine Stichprobe nach und prüfe die Gesamtsumme.
• Erfundene Funktionen oder Menüs: Teste Formeln und Anleitungen, bevor du sie weitergibst.
• Datenschutz: Du gibst Daten an einen Dienst weiter. Kläre vorher, wo sie verarbeitet werden, ob sie für das Training genutzt werden, wer Zugriff hat und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt. Entferne Spalten, die für die Aufgabe nicht nötig sind.
• Schwankende Ergebnisse: Bei Texten kann die Antwort bei wiederholter Ausführung etwas abweichen. Für feste Regeln sind Formeln besser.
• Kosten: Prüfe, ob Lizenzen, Credits oder Zusatzpakete anfallen, besonders bei vielen Zeilen.
• Abhängigkeit: Wer die Formel nicht versteht, kann sie nicht pflegen. Lass dir erklären, was sie tut.

Bei personenbezogenen Daten sprich im Zweifel mit eurer Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

In 30 Minuten starten

1. Wähle eine Aufgabe, die dich regelmäßig nervt, etwa eine Formel oder eine Bereinigung.
2. Mach eine Kopie deiner Datei und entferne sensible Spalten.
3. Formuliere die Anfrage nach dem Vier-Punkte-Muster.
4. Prüfe das Ergebnis an drei Zeilen von Hand.
5. Notiere, was funktioniert hat, und baue daraus eine kleine Prompt-Sammlung.

Wann Excel mit KI an Grenzen kommt

KI macht einzelne Aufgaben schneller. Das Grundproblem bleibt: Wenn du jeden Monat dieselbe Auswertung von Hand aktualisierst, mehrere Personen mit Kopien arbeiten oder Leser Zahlen ohne Datei sehen sollen, hilft dir ein Assistent allein nicht. Dann lohnt sich Automatisierung, wie in Excel Auswertungen automatisieren beschrieben, oder ein Dashboard-Werkzeug. Einen Überblick über die Werkzeuge gibt Excel BI Tools .

Mit squelio verbindest du deine Excel-Datei, stellst der KI Fragen in normaler Sprache (zum Beispiel „Welche Kunden liegen über dem Vormonat?") und bekommst Kennzahlen, Diagramme und Tabellen auf einem Dashboard, das andere per Einladung öffnen. Die KI liest deine Zahlen nur, deine Excel wird nicht überschrieben. Die Daten jedes Unternehmens sind getrennt, der Betrieb läuft in einer europäischen Cloud-Region.

Für Formelhilfe und Datenbereinigung in der Tabelle sind Copilot, Chat-KI und Add-ins besser geeignet.

Häufige Fragen

Fazit

KI für Excel lohnt sich, wenn du sie für die richtigen Aufgaben einsetzt: Formeln, Bereinigung, Texte und erste Auswertungen. Lass sie Formeln schreiben, statt Zahlen zu rechnen, prüfe Ergebnisse mit einer Stichprobe und kläre den Datenschutz vor dem Upload. Wenn aus Einzelaufgaben ein wiederkehrender Bericht für mehrere Leser wird, ist ein Dashboard-Werkzeug der nächste Schritt.